De juiste toon. Het lijkt zo simpel. Het past. Het klopt. Het hoort zo. Maar toch gaat er veel denkwerk in zitten. Eén vraag is dan ook essentieel voor het bepalen van de juiste toon: naar welke relatie streef je eigenlijk?
Aan de basis van alle communicatie staat namelijk de relatie van ‘koper’ en ‘verkoper’. Van ‘zender’ en ‘ontvanger’. En het streven dat deze op de een of andere manier een verbintenis met elkaar aangaan. Het liefst voor de langere termijn.
Nog voor we een letter gaan schrijven is het dus belangrijk na te denken over de gewenste relatie met de klant.
De gewenste relatie komt terug in de toon.
De toon komt terug in onze schrijfstijl.
De schrijfstijl komt in al de uitingen.
Onze uitingen zetten het beeld neer van de organisatie.
Begint het belang te dagen?
De gewenste relatie is dus een goed beginpunt om het gesprek over de toon aan te gaan.
Daarbij kunnen we in onze relatie naast de kopers gaan staan. We bieden ze advies. Ondersteunen ze en helpen ze. Dit zorgt voor een aardige toon. Een menselijke toon die zegt: wij begrijpen je. We helpen je. We zijn vrienden, gelijken.
Maar pas op, want dat vraagt ook om een organisatie die deze belofte vol kan houden. Want klopt de relatie waar je naar streeft niet met het serviceniveau van je onderneming, dan zal een scheiding onvermijdelijk zijn. Daarom moet je er zo vroeg mogelijk bij zijn.
We kunnen ook met een bepaalde autoriteit de koper benaderen. We staan helemaal niet naast ze. Wat wij hebben is simpelweg onmisbaar. En de koper zou gek zijn als hij niet inging op ons aanbod.
Ook bij de interne communicatie kun je nog wel eens een top down benadering van de relatie en dus de toon tegenkomen. Kies je hier voor gelijkwaardigheid in de relatie, dan moet dit ook in de toon te vinden zijn. Wil je, je boodschap verkopen, dan moet dus ook helder zijn wat de basis is van de interne relatie.
Kiezen we voor een nogal formele toon, dan zegt dat iets over de relatie die we nastreven.
Kiezen we voor een amicale toon, dan zegt dat iets over de relatie die we nastreven.
Dat lijkt voor de hand liggend, maar toch is het een essentiële vraag die vaak wordt vergeten.
Is de relatie niet helder, dan zal de toon niet kloppen.
Klopt de toon niet, dan komt de boodschap niet over.
Komt de boodschap niet over, dan is de communicatie niet effectief.
De juiste toon, passend bij de juiste relatie, is de manier om je te onderscheiden.
Want aan het einde van de dag willen we een ding zeker vermijden: dat de klant wil vreemdgaan.
Labels: communicatie, copywriting